Avtaleforvaltning i en stor statlig virksomhet

En stor statlig virksomhet med en omfattende portefølje av rammeavtaler trengte økt kapasitet til løpende avtaleforvaltning. Avtalene dekket mange fagområder og ble brukt av ulike interne miljøer. God forvaltning forutsatte kontroll med avtalevilkår og forbruk, tett leverandøroppfølging og rådgivning om riktig avtalebruk.

Vi hadde over flere perioder selvstendig ansvar for forvaltningen av flere titalls avtaler, blant annet innen rådgivningstjenester, eiendomsdrift og IKT - også felles rammeavtaler inngått av andre offentlige virksomheter som oppdragsgiver var tilsluttet.

Avtalene ble fulgt opp fra implementering og oppstart til vurdering av forlengelse, overgang til nye avtaler og utfasing. Arbeidet omfattet leverandør- og brukeroppfølging, håndtering av avvik, kontroll av priser og fakturaer og analyser av forbruk og avtalelojalitet.

Feil og avvik ble fulgt opp, blant annet gjennom krav om kreditering og håndtering av mislighold. Samtidig ga vi bestillere og fagmiljøer støtte i avtaleforståelse og riktig bruk av rammeavtalene, i dialog med leverandører og andre offentlige avtaleeiere.

Virksomheten fikk styrket kapasiteten til systematisk oppfølging av en bred avtaleportefølje. Kontroll av forbruk, fakturering og kontraktsvilkår bidro til å avdekke og korrigere feil og begrense risikoen for verdilekkasje, og interne brukere fikk løpende støtte til å bruke avtalene riktig.