Et ledende fagmiljø innen prosjektledelse, kontraktstyring og innkjøp

Kontraktsstrategi, fremdrifts- og anskaffelsesplaner la grunnlaget for gjennomføringen. Tekniske og kommersielle behov ble samlet i kravspesifikasjoner og konkurransedokumenter.

Vi ledet evalueringsgruppene, sammenstilte de faglige vurderingene og gjennomførte leverandørdialog og forhandlinger. Beslutningsunderlag og protokoller ble utarbeidet underveis og dokumentert i oppdragsgivers innkjøpssystem. Anskaffelsene ble gjennomført etter forsyningsforskriften.

Arbeidet startet med en grundig kartlegging av bransjen og dialog med markedet, for å finne ut hvilke nye løsninger som fantes og hvilke leverandører som kunne møte behovet.

Deretter ble det gjennomført en konkurranse med forhandlinger, demonstrasjoner og praktisk testing av systemet. Slik kunne oppdragsgiver vurdere løsningene i praksis før kontrakten ble tildelt.

Arbeidet startet med en omfattende kartlegging av bransjen, avtaleområdene og utfordringene med de eksisterende avtalene.

Et sentralt tema var kommersielle betingelser og prismodeller som ga forutsigbarhet for begge parter - uten økonomiske insentiver som kunne presse selskapene til å fly i uforsvarlige værforhold.

Avtalene ble harmonisert, slik at bestillerne fikk mest mulig like vilkår og en enklere arbeidshverdag. Til slutt ble avtalene implementert strukturert, slik at de også fungerer i praksis.

Vi bistod gjennom hele anskaffelsesprosessen - fra kartlegging av behov og utforming av anskaffelsesdokumenter til konkurransegjennomføring, forhandlinger og etablering av rammeavtalene.

Arbeidet omfattet også håndtering av internasjonale leverandører og oppfølging av avtalene i den operative fasen, i et globalt marked i endring.

Vi gjennomførte markedsundersøkelser og markedsdialog, utarbeidet konkurransedokumentene og bistod gjennom hele anskaffelsesprosessen, inkludert forhandlinger og kontraktsinngåelse.

Bistanden fortsatte med kontraktsforvaltning og oppfølging av avtalene i gjennomføringsfasen.

Avtalene ble fulgt opp fra implementering og oppstart til vurdering av forlengelse, overgang til nye avtaler og utfasing. Arbeidet omfattet leverandør- og brukeroppfølging, håndtering av avvik, kontroll av priser og fakturaer og analyser av forbruk og avtalelojalitet.

Feil og avvik ble fulgt opp, blant annet gjennom krav om kreditering og håndtering av mislighold. Samtidig ga vi bestillere og fagmiljøer støtte i avtaleforståelse og riktig bruk av rammeavtalene, i dialog med leverandører og andre offentlige avtaleeiere.

Vi ledet en prosjektgruppe som rapporterte til en styringsgruppe med representanter fra de involverte virksomhetene. Arbeidet omfattet behovs- og interessentkartlegging, risiko- og sårbarhetsanalyse, budsjett- og fremdriftsplanlegging og saksgrunnlag til politisk behandling.

Konkurranse- og kontraktsdokumentene dekket både utviklings- og byggefasen og de etterfølgende leie- og driftsforholdene. Vi gjennomførte kvalifiseringsfasen og fulgte opp tilbudsevalueringen og forberedelsene til forhandlinger.

Vi ledet prosjektet fra det politiske vedtaket om å delta i konkurransen. Kartlegging, analyser, budsjettering og planlegging ble gjort i tett samarbeid med kommunens administrative ledelse, og vi ledet dialogen med private aktører om leie av eiendom og samarbeid om aktivitetstilbud.

Underveis ble det utarbeidet politiske saker til kommunestyret. Vi hadde ansvar for prissetting, utforming av tilbudet og ledelse av kommunens forhandlingsteam.

Rådgiveren har gjennomført anskaffelsesprosesser fra A til Å og fulgt opp kontraktene for en rekke eiendomsrelaterte anskaffelser.

Arbeidet har foregått i tett dialog med arkitekter, prosjekterende og tekniske rådgivere, og med fylkeskommunens interne prosjektledere og fagressurser.

Første del av prosessen var en omfattende markedsanalyse og dialog med potensielle leverandører, for å fastslå modenheten i markedet på særlige områder.

Deretter ledet vi en tverrfaglig anskaffelsesgruppe gjennom hele konkurransen frem til kontraktsinngåelse.

Det ble lagt ned et betydelig arbeid i planleggingsfasen for å ivareta alle tekniske krav og krav til sikkerhet.

Vi ledet anskaffelsesprosessen og forhandlingene med leverandørene, og har deretter bistått med oppfølging av kontrakten.

Anskaffelsen ble strukturert og gjennomført i tråd med gjeldende anskaffelsesregelverk. Det ble lagt vekt på å etablere tydelige krav og konkurransevilkår som ivaretok oppdragsgivers behov og samtidig ga leverandørmarkedet gode forutsetninger for å konkurrere.

Anskaffelsen ble strukturert og gjennomført i samsvar med gjeldende anskaffelsesregelverk. Det ble lagt stor vekt på omfattende testing og evaluering av de tilbudte løsningene for å sikre høyest mulig kvalitet og redusere risiko knyttet til anskaffelse av teknologi i et marked under utvikling.

For å legge til rette for bredest mulig leverandørdeltakelse og best mulig konkurranse ble konkurransen gjennomført på engelsk, slik at også internasjonale leverandører kunne delta på like vilkår.